社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定

規(guī)定內(nèi)容

第一條

為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條

依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)(以下簡稱社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu))，管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。

第三條

本規(guī)定所稱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條

人力資源社會(huì)保障行政部門負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。

第五條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。

第六條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。

第七條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用"年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)"或"年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)"的方法對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并及時(shí)編制索引目錄。

第九條

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計(jì)算。

第十條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)。

第十一條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對已到期的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會(huì)保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

第十二條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報(bào)同級人力資源社會(huì)保障行政部門備案，經(jīng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。

未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時(shí)間。銷毀清冊永久保存。

第十三條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;給參保單位或者個(gè)人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任:

(一) 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個(gè)人信息的;

(五)違反社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

第十五條

各類社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十六條

本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

范圍與期限

社會(huì)保險(xiǎn)

(一)參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔永久〕

(二)參保人員登記材料。包括繳費(fèi)單位職工和退休人員，以家庭為單位或個(gè)人身份參加社會(huì)保險(xiǎn)的城鎮(zhèn)無業(yè)居民、農(nóng)村居民、個(gè)體工商戶、城鎮(zhèn)靈活就業(yè)人員辦理參保、社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系變動(dòng)、基本信息變更等登記手續(xù)時(shí)，填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料………………………………〔100年〕

(三)社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶對賬、個(gè)人賬戶修改等相關(guān)材料………〔100年〕

(四)社會(huì)保險(xiǎn)登記證管理材料。包括社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)向參保單位核發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)登記證、對已核發(fā)的社會(huì)保險(xiǎn)登記證驗(yàn)證換證、對遺失社會(huì)保險(xiǎn)登記證的單位補(bǔ)證時(shí)的登記表單及相關(guān)審驗(yàn)材料…………………………〔10年〕

(五)社會(huì)保險(xiǎn)卡(證、手冊)管理材料。為參保人員辦理社會(huì)保險(xiǎn)卡(證、手冊)首發(fā)、補(bǔ)發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料…………………………………..〔 50年〕

(六)社會(huì)保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取資格驗(yàn)證材料。包括對享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗(yàn)證的相關(guān)審核材料………………………………〔 50年〕

(七)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)材料。包括對實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料……〔 50年〕

(八)異地安置登記材料。包括異地安置應(yīng)享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)待遇所填報(bào)的核定表、備案表及相關(guān)材料………………………………………〔50年〕

(九)服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)零售藥店、工傷協(xié)議醫(yī)療康復(fù)機(jī)構(gòu)、工傷協(xié)議輔助器具配置機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)通信運(yùn)營商、附加保險(xiǎn)承保單位等簽訂的協(xié)議書、考核材料、終止協(xié)議材料……〔10年〕

費(fèi)征繳類

(一)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳核定材料。包括繳費(fèi)基數(shù)核定以及工傷費(fèi)率確定、中斷繳費(fèi)、恢復(fù)繳費(fèi)、補(bǔ)繳費(fèi)、預(yù)(補(bǔ))繳費(fèi)、退費(fèi)、加收滯納金、加收利息等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……………………………〔100年〕

(二)收款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(三)社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳明細(xì)表和匯總表.…….〔50年〕

(四)社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳年度匯總表……………〔永久〕

(五)催繳材料。包括社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳通知書、補(bǔ)繳協(xié)議……〔10年〕

(六)繳費(fèi)證明材料。包括為繳費(fèi)單位、繳費(fèi)個(gè)人出具的繳費(fèi)證明及相關(guān)材料………………………………〔10年〕

養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇

(一)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇核定材料。參保人員基本養(yǎng)老金、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員死亡后供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金待遇、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員喪葬費(fèi)、養(yǎng)老保險(xiǎn)其他一次性待遇核定、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇調(diào)整、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇更正、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇補(bǔ)支付、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇減支付等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……〔50年〕

(二)養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶一次性支付申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………………………〔50年〕

(三)勞動(dòng)能力鑒定材料。包括參保人員勞動(dòng)能力鑒定結(jié)論通知書及相關(guān)文書和審核材料………………..…〔50年〕

(四)養(yǎng)老保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)養(yǎng)老保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表………〔30年〕

(六)養(yǎng)老保險(xiǎn)基金支付年度匯總表……………〔永久〕

醫(yī)療保險(xiǎn)待遇

(一)門診特殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔10年〕

(二)就醫(yī)登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記表單及相關(guān)審核材料……………〔10年〕

(三)醫(yī)療保險(xiǎn)住院待遇核定材料。包括住院醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕

(四)醫(yī)療保險(xiǎn)門診待遇核定材料。包括門診醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕

(五)醫(yī)療保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)醫(yī)療保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕

(七)醫(yī)療保險(xiǎn)基金支付年度匯總表……………〔永久〕

失業(yè)保險(xiǎn)待遇

(一)失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險(xiǎn)待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料………………………………〔10年〕

(二)失業(yè)人員失業(yè)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移材料。包括領(lǐng)取期限、待遇標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)材料…………………………………〔10年〕

(三)失業(yè)保險(xiǎn)待遇核定材料。包括失業(yè)保險(xiǎn)待遇申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………〔10年〕

(四)促進(jìn)就業(yè)補(bǔ)貼核定材料。包括失業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………〔10年〕

(五)失業(yè)保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)失業(yè)保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕

(七)失業(yè)保險(xiǎn)基金支付年度匯總表……………〔永久〕

工傷保險(xiǎn)待遇

(一)工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料…………………………………………………〔10年〕

(二)工傷認(rèn)定材料。包括工傷認(rèn)定決定書及相關(guān)文書和審核材料…………………………………………〔50年〕

(三)工傷人員登記變動(dòng)材料。包括工傷職工登記、工傷保險(xiǎn)信息變動(dòng)登記表單及相關(guān)材料………………〔50年〕

(四)工傷保險(xiǎn)傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補(bǔ)助金、傷殘津貼、生活護(hù)理費(fèi)、一次性工亡補(bǔ)助金、工亡人員喪葬補(bǔ)助金、工亡人員供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金等工傷保險(xiǎn)待遇申報(bào)核定表單及相關(guān)材料……〔50年〕

(五)工傷保險(xiǎn)醫(yī)療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫(yī)療、康復(fù)、配置輔助器具、勞動(dòng)能力鑒定等費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………〔10年〕

(六)工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料。包括參保單位工傷預(yù)防費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料…………………〔10年〕

(七)工傷保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(八)工傷保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕

(九)工傷保險(xiǎn)基金支付年度匯總表……………〔永久〕

生育保險(xiǎn)待遇

(一)妊娠登記材料。包括女職工辦理妊娠登記申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….……〔10年〕

(二)并發(fā)癥登記材料。包括計(jì)劃生育手術(shù)并發(fā)癥等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….〔10年〕

(三)生育保險(xiǎn)待遇核定材料。包括參保人員因生育、計(jì)劃生育、治療并發(fā)癥發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)用及生育津貼等申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單等相關(guān)審核材料………………………...…〔10年〕

(四)生育保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)生育保險(xiǎn)支付明細(xì)表和匯總表………..….〔30年〕

(六)生育保險(xiǎn)基金支付年度匯總表……………〔永久〕

統(tǒng)計(jì)報(bào)表類

(一)各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表………………〔永久〕

(二)社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告等資料…………〔30年〕

(三)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計(jì)報(bào)表…………….〔10年〕

(四)各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)基金年度預(yù)決算表按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定保管期限。

稽核監(jiān)管類

(一)社會(huì)保險(xiǎn)稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料………………..〔30年〕

(二)社會(huì)保險(xiǎn)監(jiān)察材料。社會(huì)保險(xiǎn)行政部門依照有關(guān)規(guī)定向社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通報(bào)的社會(huì)保險(xiǎn)違法案件的查處情況及相關(guān)行政執(zhí)法文書和其他材料…………………………………………. ……………〔30年〕

(三)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制材料。包括內(nèi)部控制監(jiān)督工作方案、內(nèi)部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、告知書或整改意見書、內(nèi)部控制報(bào)告等專業(yè)文書及相關(guān)材料……………………………………………………….〔30年〕

(四)社會(huì)保險(xiǎn)大案、要案、特殊案件的稽核材料……………………………………………………..…〔永久〕